La selección de un software contable opera como un factor clave para el éxito financiero de tu negocio.
Este sistema no solo automatiza tareas, sino que también organiza la información y te ayuda a cumplir con las disposiciones legales en la materia.
5 aspectos que debes considerar al elegir un software contable
A continuación, algunas directrices para que escojas la mejor herramienta, según tus objetivos empresariales específicos.
1. Interfaz como herramienta estratégica
El software debe ser intuitivo para que tu equipo lo adopte rápido y sin frustraciones.
Busca:
- Menús claros y ordenados: que las opciones principales (como facturas o reportes) estén a simple vista.
- Alertas útiles: avisos automáticos para pagos pendientes o errores en los números.
Si el programa es fácil de manejar, tu equipo podrá enfocarse en analizar datos, no en aprender a usarlo.
2. Funciones que resuelvan tus necesidades
El software debe resolver necesidades inmediatas sin obstruir escalabilidad.
Un equilibrio entre modularidad y especialización evita la parálisis por exceso de opciones.
Revisa que incluya (entre otras funcionalidades):
- Facturación electrónica actualizable: que se ajuste automáticamente si cambian las leyes fiscales.
- Detección de errores en cuentas bancarias: herramientas que comparan tus registros con el extracto del banco para encontrar diferencias.
- Reportes personalizables: para exportar datos a programas como Excel o herramientas de gráficos.
- Declaraciones Juradas automáticas: posibilidad de automatizar una gran cantidad de DDJJ con información del software.
- Cierres contables simplificados: con un listado de tareas para cierres mensuales, trimestrales, semestrales y anuales.
- Sincronización y Conciliación Bancaria: conexión de tus libros de compra y venta con el Servicio de Impuestos Internos (SII) y concilia movimientos al vincular cartola bancaria.
Los sistemas que generan informes personalizables y análisis en tiempo real entregan a los directores una visión más clara del estado financiero de la organización. Lo anterior les permite comprender de manera más precisa cómo se encuentra la empresa en cualquier momento.
Además, estos sistemas facilitan la medición de los KPIs clave, lo que ayuda a identificar áreas de mejora y optimizar los procesos.
3. Protección de datos: tu Información resguardada
La protección de datos financieros no es un complemento, sino un requisito operativo sensible.
Asegúrate de que el software tenga:
- Protección avanzada: tecnología que codifique o encripte la información para que nadie no autorizado pueda acceder a la misma.
- Copias de seguridad automáticas: el guardado de datos debe realizarse en servidores seguros, incluso en otros países.
- Cumplimiento legal: debe incluir funciones específicas para generar facturas válidas y evitar sanciones.
Los sistemas especializados no solo automatizan tareas asociadas a regulaciones financieras, sino que integran gestión de riesgos, mitigando sanciones por desviaciones y asegurando operaciones alineadas con estándares legales.
4. Soporte como red de contención
El soporte técnico es vital para resolver problemas rápidamente.
Verifica que el proveedor ofrezca:
- Atención inmediata: respuesta rápida y eficaz para problemas simples (ej. no se imprime un reporte).
- Expertos disponibles: asesoría para temas complejos, como migrar datos de un sistema antiguo.
- Cursos prácticos: tutoriales cortos enfocados en las tareas diarias de tu sector (ej. retail, manufactura).
5. Que crezca con tu negocio
Un software contable debe evolucionar paralelamente a la complejidad organizacional, tanto si abres nuevas sucursales, contratas más personal o empiezas a vender en otros países.
Busca indicadores de escalabilidad como:
- Arquitectura multiempresa: gestión de múltiples entidades legales bajo un mismo entorno.
- Modelo de precios modular: costos proporcionales a funcionalidades activas, no a usuarios.
- Conexión con otras herramientas: interconexión con ERPs, CRMs o herramientas de gestión de inventario que ya uses actualmente.
Empresas en fase escalamiento requieren soluciones que soporten transacciones transnacionales y conversión multimoneda automática.
Más que una herramienta, un aliado
La elección de un software contable no se reduce a comparar funciones; implica validar cómo su arquitectura técnica se alinea con la madurez operativa de la empresa.
Prioriza plataformas que ofrezcan trazabilidad desde la emisión de un recibo, la conciliación de cuentas y la generación de reportes con seguridad y eficiencia.